Wenn der normale Betrieb im Jugendzentrum erst mal läuft, kommt natürlich auch mal der Wunsch auf, das ein oder andere Event zu organisieren. Egal ob Konzerte, Tischfussballturniere, Mädchennachmittage oder Diskos – beim Organisieren von Veranstaltungen gibt es einiges zu beachten.

Für beinahe alle Veranstaltungen gilt:

Zuerst die Rahmenbedingungen klären.

Eine Anfrage bei der Gemeinde klärt Euch schnell darüber auf, ob und welche Auflagen es bei den unterschiedlichen Veranstaltungen zu beachten gibt, wie z.B GEMA-Anmeldung, Lärmschutz, Müllentsorgung oder auch Jugendschutzbestimmungen. Zu den Vorbedingungen gehört auch die Finanzierung des Events. Sind genug Mittel vorhanden, das Event durchzuführen und auch ein Polster, um eventuell unvorhergesehene Ereignisse und Schäden aufzufangen? Habt Ihr genug Woman- und  Manpower, um die anfallende Arbeit im Vorfeld sowie am Event selber aufzufangen? 

Gute Planung spart Frust und Ärger

Am Besten stellt ihr mit eurem Orga-Team eine Checkliste auf, was, bis wann von wem erledigt sein. muss. Diese Checkliste sollte zu allen Teamsitzungen auf den Tisch kommen, damit der Stand der Vorbereitungen besprochen werden kann.
Zum Beispiel:

– Getränkekauf
– Tontechnik 
– Lichttechnik 
– Band engagieren 
– Catering 
– Wechselgeld besorgen

Alternativen

Wenn Ihr super vorbereitet sein wollt, solltet ihr auch an Alternativen denken:  Was macht ihr, wenn am Tag des Ausflugs schlechtes Wetter ist, was macht ihr, wenn erheblich mehr Besucher zu eurer Party kommen als geplant, oder wenn eine Band ausfällt?

Öffentlichkeitsarbeit

Egal, wie gut Euer Event organisiert ist – wenn keine/r kommt, wird’s doof. Deswegen braucht Ihr eine gute Öffentlichkeitsarbeit. Das funktioniert heute natürlich viel über Social Media, aber auch Flyer und Plakate erreichen noch eine Menge Leute. Und zu guter Letzt darf die klassische Pressemitteilung an die lokalen Medien auch nicht fehlen. Schließlich soll nicht nur Eure Zielgruppe gut informiert werden, sondern auch der Rest der Gemeinde erfahren, dass Ihr im Jugendzentrum etwas auf die Beine stellt.

Es spielt keine Rolle, ob Pressemitteilung, Plakat oder Social Media Post, beachtet die fünf Ws und beantwortet sie in Eurer Ankündigung.

Wer macht das?

Was findet statt?

Wann findet es statt?

Wo findet was statt?

Wie / Warum: nähere Ausführungen über Sinn und Zweck des Ereignisses.

Auch Teil der Öffentlichkeitsarbeit: Wer vorher den Nachbarn Bescheid sagt, spart sich im Nachgang vielleicht einiges an Ärger

Nachbereitung

Niemand ist perfekt, schon gar nicht, wenn man im Organisieren noch nicht so viel Erfahrung hat. In der Nachbereitung könnt Ihr besprechen, was vielleicht nicht so ideal lief und daraus ableiten, was Ihr beim nächsten Mal besser machen könnt. Und Euch natürlich auch für das gelunge Event gegenseitig auf die Schultern klopfen. 

Und falls nicht nicht alles so harmonisch lief:  Wie gehe ich mit Konflikten um?