Grundsätzlich sind Landkreise und Kommunen verpflichtet, die Jugendarbeit finanziell zu fördern, denn Absatz 1 des § 11 im Sozialgesetzbuch 8 sagt: „Jungen Menschen sind die zur Förderung ihrer Entwicklung erforderlichen Angebote der Jugendarbeit zur Verfügung zu stellen.“

Aber wie, was genau in welcher Höhe gefördert wird, das regelt tatsächlich jedes Bundesland, jeder Landkreis und jede Gemeinde für sich selbst – und alle ein bisschen anders. Daher kann an dieser Stelle kein allgemeingültiger Ratschlag über öffentliche Fördertöpfe erteilt werden. Wichtig ist, dass ihr euch als Juz-Trägerverein über Fördermittel eures Bundeslandes, eures Landkreises und eurer Stadt oder Gemeinde informiert. Zuständig sind die jeweiligen Landes- oder Kreisjugendämter. Infos gibt es bestimmt auch bei eurem Landesjugendring oder den kommunalen Jugendbüros / Jugendpflegern / Jugendscouts etc.

Weitere Geldquellen

Ein Jugendclub finanziert sich ansonsten über einen Thekenbetrieb – also den Verkauf von Getränken und kleinen Snacks. Auch denkbar ist z.B. der Getränke- oder Kuchenverkauf bei Stadt- oder Dorffesten. Und natürlich ist die Veranstaltung von Konzerten oder Partys oft sehr einträglich.

Es gibt die Möglichkeit, von den Mitgliedern des Vereins einen kleinen jährlichen Mitgliedsbeitrag zu erheben. Auch Fördermitgliedschaften von Eltern oder ehemaligen Mitgliedern sind denkbar.

Für Projekte und Einzelmaßnahmen ist es eine gute Idee, mal bei den örtlichen Sparkassen oder Geschäften nach Spenden zu fragen – vor allem, wenn die dann mit ihren jeweiligen Logos auf euren Flyern und Plakaten für sich werben dürfen.

 Themenkomplex Buchführung

Ein Juz-Verein braucht eine saubere Buchführung. Egal ob eingetragen oder nicht-eingetragen, gemeinnützig anerkannt oder nicht: es gibt oft Stress, wenn die Buchführung nicht stimmt.  Der Vorstand hat ja, wie ihr mittlerweile wisst, eine Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung. Die Mitgliederversammlung wiederum hat das Recht, vom Vorstand Schadensersatz zu fordern, sollte dem Verein durch eine unsachgemäße Buchführung ein Schaden entstehen. Soweit muss es zwar nicht kommen, aber wer unangenehme Vorwürfe und Diskussionen vermeiden will, sollte als Kassenwart und Vorstandsmitglied dafür sorgen, dass die Bücher ordentlich geführt sind. Gerade auch für einen gelungenen Generationswechsel im Vorstand ist es sinnvoll, dass sich der scheidende Vorstand mit einer stimmigen Buchführung verabschieden kann.

Vor allem aber, wenn ihr beim Finanzamt als gemeinnützig anerkannt seid oder euch anerkennen lassen wollt, müsst ihr darauf achten, dass eure Bücher stimmen. Das Finanzamt wird das regelmäßig überprüfen und wenn eure Buchführung Fehler oder Lücken hat, dann wird das Finanzamt einfach Schätzungen vornehmen, die euch womöglich ordentlich draufzahlen lassen.

Auch für die Verwendungsnachweise von Fördergeldern ist eine ordentliche Buchführung (und meistens auch der Nachweis der Anerkennung der Gemeinnützigkeit) nötig.

Also, hier die Basics einer Vereins-Buchführung:

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
  • Richtigkeit

Die Geschäftsvorfälle müssen mit ihrem Inhalt erfasst werden. Dies bezieht sich auf Beträge ebenso wie auf die sachliche Zuordnung und Personenzuordnung. (Bsp.: Kauf von Büromaterial: ihr müsst nachweisen: Datum, Betrag, wo der Kauf getätigt wurde (falls das auf dem Kassenzettel nicht ersichtlich ist) und was genau gekauft wurde (falls nicht auf Kassenzettel ersichtlich) und am besten notiert ihr dann noch, wer das für den Verein gekauft hat und wozu.

  • Vollständigkeit

Alle Vorgänge müssen erfasst werden. (Keine Quittungen ohne konkrete Zuordnung, oder keine Verbuchung ohne Quittung etc.)

  • Klarheit und Nachprüfbarkeit

Die Buchhaltung muss so gestaltet sein, dass ein sachkundiger Dritter in kurzer Zeit sich einen Überblick verschaffen kann. Dies betrifft sowohl die einzelnen Geschäftsvorfälle als auch das Gesamtergebnis. Ganz wichtig ist der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Das Verrechnen von Ausgaben und Einnahmen ohne Belege, Rechnungen oder Quittungen sollte unterlassen werden. Es ist ein differenzierter Kontenplan zu führen, also Trennung von Barkasse und Konto z.B. Gemeinnützige Vereine haben die Pflicht zur Trennung der Einnahmen und Ausgaben nach den steuerlichen Bereichen (Ideeller Bereich, Zweckbereich, wirtschaftlicher Bereich).

  • Zeitfolge

Die Buchungen sollen zeitnah und in der richtigen Abfolge erfasst werden.

  • Belege

Keine Buchung ohne Beleg! Belege sind Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen usw. Belege müssen immer vom Zahlungsempfänger ausgestellt sein. Belege müssen nach Datum oder Belegnummer sortiert werden. Barbelege und Rechnungen werden getrennt aufgeführt.

  • Aufbewahrungsfristen

Es gilt 10 Jahre: für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen (z.B. Protokolle der Mitgliederversammlungen), Buchungsbelege. Es gilt 6 Jahre: für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe.

Aufbau des Buchhaltungsordners

Den Buchhaltungsordner solltet ihr in zwei Bereiche unterteilen:

  • – Barkasse

 – Kassenbuch mindestens ausgefüllt mit: Datum; Belegnummer; Einnahme; Ausgabe

 – Trennblatt

 – Alle Belege z.B. Quittung, Getränkeabrechnung; wenn kein Beleg vorhanden ist müsst ihr zur Not einen Eigenbeleg schreiben.

 – Alle Belege mit einer Nummer versehen und in der richtigen Reihenfolge abheften.

  • – Bankkonto

– Kontoauszüge in der richtigen Reihenfolge abheften

– Auf den Kontoauszügen neben jeder Abbuchung bzw. Gutschrift die Belegnummer notieren

– Trennblatt

– Alle Belege z.B. Rechnungen, Einzahlungsquittungen usw. mit Belegnummer versehen. Wenn Daueraufträge eingerichtet sind oder Gelder überwiesen werden einen Eigenbeleg schreiben, auf dem Datum, Betrag, Grund der Zahlung und Empfänger/Einzahler vermerkt sind.

Der Jahresabschluss

Für einen Nachweis der Verwendung von Fördergeldern reicht es aus, wenn ihr eine Bilanz der Einnahmen und Ausgaben erstellt. In der Regel bekommt ihr dafür bei den Kreisjugendämtern Vordrucke, die ihr einfach ausfüllen und zusammen mit den entsprechenden, durchnummerierten Quittungen abgeben müsst.

Falls ihr steuerpflichtig werdet und eure Buchhaltung dem Finanzamt vorlegen müsst, braucht ihr eine etwas aufwändigere Buchhaltung.

Ihr müsst dann eure gesamten Finanzen in drei Bereiche einteilen:

– Ideeller Bereich

– Zweckbetrieb

– Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

 

Der ideelle Betrieb:

Der ideelle Betrieb betrifft Einnahmen und Ausgaben, die dem Erhalt des Vereins an sich dienen, also alles was ihr bekommen habt oder ausgegeben habt, um die Verwaltung des Vereins und der Juz-Räumlichkeiten an sich zu bestreiten.

Einnahmen in diesem Bereich sind z.B.:

– Fördergelder für Betriebskosten

– Mitgliederbeiträge

– Spenden

Ausgaben in diesem Bereich sind z.B.:

– Miete

– Nebenkosten

– Reinigungsmittel

– Büromaterial

– Kontoführungsgebühren

– Versicherungen

– Telefon

– Druckkosten für Einladungen zur MV etc.

 
Der Zweckbetrieb:

Der Zweckbetrieb umfasst alles, was ihr für die Umsetzung eures Vereinszwecks benötigt – also – na? – genau: die Förderung der Jugend(hilfe). Also alles was ihr an Einnahmen oder Ausgaben habt im Bereich: Workshops, Seminare, Konzerte, Sportfeste, Discos, Ausflüge, Freizeiten etc.

Einnahmen in diesem Bereich sind z.B.:

-Spenden für einen speziellen Zweck aus diesem Bereich

-Eintrittsgelder

-Fördergelder für bestimmte Veranstaltungen

-Materialkostenzuschuss

-Teilnehmerbeiträge etc.

Ausgaben in diesem Bereich sind z.B.:

-Materialkosten

-Bewerbungskosten (Flyer etc.)

-Fahrtkosten

-Gagen für Künstler oder Honorare für Workshop-Leiter etc.

 

Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb:

Bei Jugendclubs wäre ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb zum Beispiel der Thekenverkauf von Getränken und Snacks oder auch der Bierstand am Dorffest, der Kuchenverkauf am Weihnachtsmarkt oder Ähnliches. Einnahmen sind also alle Gelder, die durch den Verkauf von Getränken und Speisen in eure Barkasse wandern oder Einnahmen bei Tätigkeiten, die der reinen Geldbeschaffung dienen und nichts mit Jugendarbeit zu tun haben. Ausgaben sind logischerweise die Kosten, die euch für solche Tätigkeiten entstehen.

Übersteigen die Einnahmen (Einnahmen! Nicht Gewinn!) aus den Bereichen II. und III.  – also Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Betrieb – 17.500 Euro im Jahr werden Umsatzsteuern fällig.

Übersteigen die Einnahmen aus dem Bereich III. – also wirtschaftlicher Betrieb – 35.000 Euro im Jahr wird eine Körperschaftssteuer fällig.

Vorsicht: Gesetze und damit Grenzbeträge können sich ändern – daher müsst ihr immer über aktuelle Gesetze und Grenzbeträge informiert sein.

Eine sehr hilfreiche Webseite für eure Buchhaltung ist www.verein-aktuell.de

Dort findet ihr noch mal alle wichtigen Infos rund um die Buchhaltung eines Vereins und außerdem könnt ihr ein kostenloses Tool in Form einer Excel-Datei downloaden, mit der ihr eure komplette Buchhaltung gestalten könnt.

Natürlich könnt ihr für eure Buchhaltung auch immer Hilfe und Rat bei juz-united einfordern.

Ein umfangreichen Überblick über Recht, Verein und Versicherung haben wir noch auf Lager.